¿Cómo Hacer una Nómina en Excel Rápidamente?

Calcular y cancelar los sueldos y salarios es un factor determinante para cualquier empresa, el cual se debe tratar con mucha precaución para evitar futuros inconvenientes con empleados o entes de control que regulan el régimen de prestaciones de los trabajadores bajo nuestra dirección y por ello en este artículo te mostraremos cómo hacer una nómina en Excel en donde podrá realizar y liquidar su nómina de manera rápida con la ayuda de esta herramienta ofimática.

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¿Cómo Hacer una Nómina en Excel?

El formato de salario o nómina contiene operaciones matemáticas para calcular el contenido correspondiente al trabajo de un asalariado y hacer una nómina en excel podría facilitarte el realizar estos cálculos.

Estas operaciones se calculan sobre cada empleado de la nómina utilizando el mismo concepto que las variables de la fórmula matemática. Los conceptos varían de persona a persona, porque, por ejemplo, en el campo de los recursos humanos, el salario, las deducciones y otras variables pueden cambiar.

Este tipo de cálculo repetitivo requiere un formulario electrónico, que está equipado con un programa que puede realizar automáticamente todas las operaciones simplemente ingresando datos. Facilitando el cálculo de los salarios de los empleados.

Aunque hay muchos tipos de software en el mercado que pueden ayudarlo a preparar la nómina de su empresa,  la mayoría de estos no son gratuitos y se debe comprar el derecho a usar e instalar el sistema. En este sentido, es muy conveniente que las pequeñas compañías sepan utilizar las fórmulas preestablecidas para la contabilidad de nóminas que ofrece Excel.

Excel es un programa basado en hojas de cálculo que se puede utilizar con matrices de celdas. Estas celdas pueden contener datos numéricos, datos de texto, combinaciones de texto y números, símbolos y otros datos.

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Las celdas que componen una hoja de cálculo también pueden tener diferentes tamaños, colores, diseños y otras características. Entonces, Excel es un programa que puede simplificar el cálculo de tablas  con números y valores de texto.

Debido a que es fácil de usar y gratuito, es ideal para calcular los salarios de los empleados. Además de que si lo configura para calcular el pago de su nómina se puede modificar cuando sea necesario sin pagar nada por concepto de actualizaciones de la hoja de cálculo.

¿Nómina en Excel?

De acuerdo con la ley, se especifican muy claros todos los conceptos que deben incluirse en la hoja de cálculo de una nómina y entendiendo cómo se computa cada concepto. El siguiente paso es dibujar un boceto de las columnas de la tabla de sueldos que se crearán en Excel.

En otras palabras, el diseño preliminar se puede realizar a mano con lápiz y papel. Ahora, entendamos gradualmente cómo realizar el cálculo del salario en Excel:

Diseñar el Encabezado de la Planilla de Nómina

El encabezado se hace en la primera fila de la hoja de cálculo. En esta parte del salario, debes poner información de la empresa o empleador, como por ejemplo:

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  1. El Logotipo de la empresa
  2. Nombre del empleador (si es una persona física) o razón social (si es una persona jurídica)
  3. Código de cuenta de contribución al seguro social
  4. Información fiscal de la empresa o persona física
  5. Otra información requerida por la empresa
  6. Período de liquidación (las fechas de inicio y finalización)

Crear Bloques o Columnas

Además de las columnas conceptuales para contener el nombre y apellido del empleado, cree todas las columnas necesarias según el número de conceptos a calcular. Si está haciendo un borrador de la nómina a mano, esta tarea se simplificará. El nombre o definición de la columna debe colocarse en la primera fila y en cada columna.

En las filas consecutivas de las columnas de nombre y apellido del empleado, borre la identificación de cada empleado. En filas sucesivas en el resto de la columna, coloque las fórmulas correspondientes en función del cálculo de cada concepto.

Colocar Bordes a las Columnas y las Filas

Como una forma de crear separación entre columnas o filas, es conveniente formatearlas con bordes. Esto se hace marcando el rango de la columna, el botón derecho del mouse, el formato de celda y seleccionando el tipo de bordes externos e internos.

Colocar Color a las Casillas

Esto es más importante que dar la forma y la estética de la nómina. También puede representar una forma de distinguir una columna de otra. Por lo general, la primera fila de la columna está coloreada. Estos delinean el rango de la fila, haga clic con el botón derecho, formatee la celda y seleccione el color de relleno.

Verificar la Entrada de los Datos

Si bien Excel permite la automatización de hojas de cálculo, no puede estar exento de que se puedan producir errores al ingresar fórmulas o valores porcentuales. Por lo tanto, si el cálculo es correcto, se recomienda ingresar todos los datos para verificar los resultados. Si todo está calculado correctamente, puede usar Excel para preparar la nómina.

Otros Aspectos  de la Nómina en Excel

Dentro de toda la información que deberá incluir en el formato de nómina tendrá que pensar también en reflejar datos como el:

Tipo de Contrato

El contrato suscrito entre el empresario y el trabajador puede ser de diferentes tipos, según sea a tiempo completo, parcial, incierto o por tiempo determinado, individual o colectivo. En cada caso, las contribuciones y deducciones consideradas en la seguridad social y protección del trabajador se calcularán como un porcentaje diferente del salario total.

Beneficios de Acuerdo al Contrato Colectivo

Todo el contenido pactado en el convenio colectivo debe ser muy claro, incluidas las bonificaciones salariales que recibirán los empleados, como bonificaciones ,bonificaciones y trabajo de horas extras. Todo el contenido especificado en el convenio incluido en los ingresos del empleado debe estar metido en la nómina para ser completado en Excel.

Situación Personal del Trabajador

En particular, debe conocer datos sobre carga familiar, estado civil, si los empleados tienen hijos. Al diseñar las calificaciones salariales, todos los empleados deben conocer toda esta información.

Ingresos Extraordinarios

Sepa si los ingresos se pagan en cuotas anuales o puntualmente. Dependiendo de la situación, el cálculo básico será diferente

Cotizaciones y Categoría Profesional de los Empleados

Estos datos afectan el cálculo de la base de pago de la seguridad social. Por tanto, es muy importante tenerlos en cuenta a la hora de calcular los sueldos de los empleados.

Bajas o Ausencias Justificadas

En este caso, el empleado está de baja por enfermedad, baja por paternidad o baja por maternidad. Estas jubilaciones también afectan la contabilidad salarial.

Si consideramos bien estos conceptos, entenderemos  cómo calcular en cada ítems de acuerdo con las leyes pertinentes y así lograremos  preparar la nómina con la ayuda de Excel.

Modelos de Nómina en Excel 

Si se maneja y usa correctamente, Excel es una herramienta de cálculo muy útil. Le permite crear hojas de trabajo para realizar un seguimiento de los salarios. También puede usar diferentes funciones de fórmulas para calcular automáticamente los salarios de los empleados, cuánto se debe cotizar y otras cosas.

Por el contrario, lo primero que debe saber es que no existe una forma única de hacer la contabilidad de nómina en Excel. Hay muchos tipos de plantillas y cada plantilla se puede ajustar de acuerdo con los gustos y necesidades específicos de la empresa. Esto significa que si comienza a calcular la nómina desde cero, no tiene que preocuparse de que el diseño sea diferente de las plantillas disponibles en línea.

Lo importante es que el modelo que cree cumpla con las expectativas salariales y sea lo suficientemente simple para usted o cualquier persona que  use y comprenda el modelo. Por lo tanto, no se preocupe por la complejidad de la plantilla, solo concéntrese en el rendimiento y la simplicidad.

Resumiendo un poco existen tres formas de tener una plantilla de Excel para llevar su nómina las cuales son:

Descargando Una Plantilla Desde la Red

En Internet, puede obtener una variedad de modelos y diseños con diferentes niveles de complejidad. Aunque esta opción es la más rápida, no se recomienda usarla porque significa usar una plantilla que no conoces y cómo está configurada. Si la plantilla tiene errores o errores de fórmula, esto puede causar dolores de cabeza en lugar de ayudar. Como dice el refrán: “La curación puede ser peor que la enfermedad“.

Haciendo tú la Plantilla

Esta opción requiere más esfuerzo, pero se recomienda que lo haga. Comprenderá completamente cómo funciona la plantilla y se asegurará de que la fórmula utilizada sea correcta y podrá capacitar a cualquiera para que la use sabiendo cómo funciona, para que pueda adaptarse al original. Versiones de múltiples empresas.

Utilizando el Comando Combinar o Importar Datos

Entre las tres opciones, ésta es la más exigente pero también la más útil. Implica vincular un documento de Microsoft Word o Access con un archivo de salarios  o nómina en Excel con una base de datos de sueldos y salarios.

¿Cómo Hacer una Nómina en Excel con Fórmulas?

Es importante que poseas en cuenta que las fórmulas que tendrás que utilizar  podrían ser diferentes según la ubicación geográfica en la que te encuentres ya que cada nación utiliza leyes, conceptos y normativas diferentes. Por lo tanto, antes de comenzar a desarrollarla debes averiguar toda la información relevante sobre los conceptos a aplicar en tu formato.

Recuerda que puedes componer la nómina de acuerdo a tus necesidades y preferencias, pero trata de distribuir la información de forma armoniosa en lugar de agrupar todo, lo que te dificultará la comprensión del formato.

Un consejo que puedes usar es distribuir la información en diferentes pestañas u hojas del documento de Excel para que una sola pestaña te brinde la información sobre el nombre de los empleados, su puesto, el salario base, las comisiones, horarios laborales y cualquier otra documentación que estimes necesaria. Mientras que en otra pestaña, coloques otra tabla donde especifique las tasas de impuestos y luego otra pestaña cualquier otra información. Esto es especialmente útil si la empresa es muy grande y tiene demasiados empleados.

Si aún tienes dudas sobre cómo distribuir la información en su nómina, aquí te mostramos cómo hacerlo compartiéndola en apartados u hojas:

Un apartado donde tienes los datos identificativos de la empresa: nombre, dirección, fecha o período que cubre la nómina.

Una tabla con la información de los empleados que laboran en la empresa, así como sus características relevantes para el cálculo de salarios: puesto, horas trabajadas, salario base, bonificaciones, comisiones, deducciones. Aquí ingresas toda la información relevante sobre el salario del empleado a calcular.

Una tabla adicional con información sobre retenciones en origen: seguridad social e impuestos a cancelar.

Y en otro apartado  u hoja puedes agregar cualquier otra sección que crea relevante para realizar el cálculo de su nómina.

Listo con estos simples y sencillos pasos puedes obtener rápidamente tu plantilla para llevar correctamente la nómina de tu empresa, sin complicaciones ni inconvenientes, esperamos que el contenido del artículo sea de tu agrado y que nos dejes tus impresiones en la sección de comentarios.

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